ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

Transcription

1 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ภายใต โครงการจ างซ อมระบบส าน กงานอ เล กทรอน กส ของ ส าน กงานเลขาธ การสภาผ แทนราษฎร โดย บร ษ ท แมกซ เซฟว งส (ประเทศไทย) จ าก ด ปร บปร ง ณ 4 ก นยายน 2556

2 สารบ ญ 1. ร จ กระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 1 2. การเข าส ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 2 3. การด าเน นงานของบร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 3.1 การบ นท กร บงานการถ ายเอกสารและอ ดส าเนา การบ นท กสถานะการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา การออกรายงานด านถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 5.1 ต ดตามสถานะการขอใช บร การ รายงานปฏ บ ต งานการถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา การต งค าระบบขอใช บร การถ ายเอกสาร และอ ดส าเนา 5.1 การต งค าสถานท ขอใช บร การ การต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การการพ มพ 20 หน า

3 สารบ ญแผนภาพ หน า แผนภาพท 2-1 ภาพแสดงหน าจอ Login เข าส โปรแกรม 2 แผนภาพท 2-2 ภาพแสดงหน าจอหล กของโปรแกรม 3 แผนภาพท 2-3 ภาพแสดงเมน เอกสารเข าระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 4 แผนภาพท 2-4 ภาพแสดงเมน ในส วนของแบบฟอร มเอกสารขอใช บร การ 4 แผนภาพท 2-5 ภาพแสดงเมน ส วนของขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา 5 แผนภาพท 2-6 ภาพแสดงเมน ในส วนของรายงาน 5 แผนภาพท 2-7 ภาพแสดงเมน ในส วนของการต งค าการใช งาน 6 แผนภาพท ภาพแสดงแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนารอบ นท กร บงาน 7 แผนภาพท ภาพแสดงหน าจอบ นท กร บงานของการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 8 แผนภาพท ภาพแสดงการสร างบ นท กร บงานการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 8 แบบไม ผ านแบบฟอร ม แผนภาพท ภาพแสดงการบ นท กร บงานการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาแบบไม ผ านแบบฟอร ม 9 แผนภาพท ภาพแสดงเมน บ นท กสถานะผ ปฏ บ ต งาน 10 แผนภาพท ภาพแสดงหน าจอบ นท กสถานะผ ปฏ บ ต งาน 11 แผนภาพท ภาพแสดงเมน ต ดตามสถานะการขอใช บร การ 12 แผนภาพท ภาพแสดงหน าจอเง อนไขการต ดตามสถานะการขอใช บร การ 13 แผนภาพท ภาพแสดงการต ดตามสถานะการขอใช บร การงานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 13 แผนภาพท ภาพแสดงหน าจอเง อนไขรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 14 แผนภาพท ภาพแสดงรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 15 แผนภาพท ภาพแสดงรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 16 แผนภาพท ภาพแสดงการออก word ของรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 16 แผนภาพท ภาพแสดงการออก excel ของรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 17 แผนภาพท ภาพแสดงการเพ มและแก ไขสถานท ขอใช บร การ 18 แผนภาพท ภาพแสดงการลบสถานท ขอใช บร การ 18 แผนภาพท ภาพแสดงการเพ มลบเจ าหน าท ร บผ ดชอบของสถานท ขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 19 แผนภาพท ภาพแสดงต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การ 20 แผนภาพท ภาพแสดงเพ มร ปภาพให รายละเอ ยดการขอใช บร การ 21 แผนภาพท ภาพแสดงลบร ปภาพให รายละเอ ยดการขอใช บร การ 21

4 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 1 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 1. ร จ กระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ค อ โปรแกรมระบบงานท สน บสน นการท างานเก ยวก บการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา โดยสามารถสร างแบบฟอร มอ เล กทรอน กส การแนบไฟล การลงนามอ เล กทรอน กส รวมไป จนถ งการต ดตามการขอใช บร การ เพ อท าให ผ ใช งานสามารถขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได สะดวก รวดเร ว และ ประหย ดเวลาในการขอใช บร การ ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ม ข นตอนการใช งาน 8 ข นตอนค อ 1. ข นตอนในการสร างแบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาเป นข นตอนในการกรอกรายละเอ ยดต าง ๆ เก ยวก บการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา เช น ช อเร อง จ านวนหน าต นฉบ บ จ านวนท ต องการ ไฟล แนบ และ รายละเอ ยดอ น ๆ เป นต น 2. ข นตอนในการส งเอกสารไปลงนามตามเส นทางการขอใช บร การ เป นข นตอนในการส งเอกสารไปย งผ บ งค บบ ญชาเพ อ ท าการลงนามแบบขอใช บร การ และส งไปย งเจ าหน าท ส าน กการพ มพ ต อไป 3. ข นตอนการขอยกเล กการใช บร การ กรณ ท ต องการยกเล ก และแบบขอใช บร การได บ นท กร บงานจากเจ าหน าท ส าน ก การพ มพ เร ยบร อยแล ว 4. ข นตอนการต ดตามการขอใช บร การ เป นข นตอนในการตรวจสอบการด าเน นการถ ายเอกสารและอ ดส าเนาท ขอใช บร การ โดยเจ าหน าส าน กการพ มพ จะท าการบ นท กข อม ลให ผ ขอใช บร การต ดตามได ท กข นตอนการท างาน 5. ข นตอนการร บงานขอใช บร การเม อเอกสารส งมาย งเจ าท ส าน กการพ มพ ท ร บผ ดชอบตามสถานท ในแบบขอใช บร การ ถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 6. ข นตอนในการบ นท กสถานะการด าเน นการถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 7. ข นตอนการออกรายงานต าง ๆ ด านการใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ระบบสามารถออกรายงานเก ยวก บการขอ ใช บร การได ตามเง อนไขการค นหา และสามารถออกรายงานได ท งเป น Microsoft Excel และ Microsoft Word 8. ข นตอนการต งค าการใช งานการขอใช บร การการพ มพ เป นการต งค าเร มต นก อนการด าเน นการต าง ๆ ด านงานพ มพ เช น ต งค าสถานท ต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การ เป นต น

5 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 2 2. การเข าส ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส ผ ใช สามารถเข าส โปรแกรมได โดยใช เว บเบราว เซอร Microsoft Internet Explorer (IE) โดยม ข นตอนด งน 1. คล กเป ดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ท ส ญล กษณ ในเคร องคอมพ วเตอร ของผ ใช งาน 2. ป อน URL จากน นกดป ม Enter บนค ย บอร ด โปรแกรมจะแสดงหน าจอ Login ด งภาพท 2-1 กรอกช อผ ใช และรห สผ าน ภาพท 2-1 ภาพแสดงหน าจอ Login เข าส โปรแกรม 3. กรอกช อผ ใช และรห สผ าน 4. คล กป ม หร อกดป ม Enter บนค ย บอร ด เพ อเข าส โปรแกรม ด งภาพท คล กเล อกเมน ขอใช บร การการพ มพ (เมน ด านบน)

6 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 3 หน าจอหล กของโปรแกรม เม อผ ใช งานท าการ Login และท าการเล อกเมน ขอใช บร การการพ มพ (เมน ด านบน) ซ งจะแสดงเมน ย อย (เมน ด านข าง) ของระบบขอใช บร การการพ มพ ด งภาพท 2-2 เมน ด านบน (เล อกเมน ขอใช บร การการพ มพ ) แสดงเมน ด านข าง แสดงรายการเอกสารเข าของระบบขอใช บร การการพ มพ ซ งจะประกอบด วย เมน หล ก 5 ส วน ด งน ค อ ภาพท 2-2 ภาพแสดงหน าจอหล กของโปรแกรม 1. เอกสารเข าระบบขอใช บร การการพ มพ จะเป นเมน ท ใช ในการด เอกสารท เข ามาหาผ ใช งานของระบบขอใช บร การถ าย เอกสารและอ ดส าเนา เช น แบบฟอร มขอใช บร การการพ มพ แบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา หน งส อแจ ง ผลการขอใช บร การการพ มพ และหน งส อแจ งการต กล บการขอใช บร การการพ มพ ด งภาพท 2-3

7 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 4 แสดงรายการเอกสารเข าของระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ภาพท 2-3 ภาพแสดงเมน เอกสารเข าระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 2. แบบฟอร มเอกสาร จะเป นเมน ท ใช ในการสร างแบบฟอร มขอใช บร การการพ มพ และแบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสาร / อ ดส าเนา ซ งจะแสดงรายการขอใช บร การท ผ ใช งานสร างไว ท งหมด ซ งสามารถท าการสร างเอกสารใหม แก ไขเอกสารเด ม หร อยกเล กการขอใช บร การได ด งภาพท 2-4 แสดงร ปสถานะเอกสาร เมน ในส วนของแบบฟอร มเอกสารขอใช บร การ ภาพท 2-4 ภาพแสดงเมน ในส วนของแบบฟอร มเอกสารขอใช บร การ

8 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 5 3. ขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา ค อส วนของเมน ส าหร บเจ าหน าท ส าน กการพ มพ ด าเน นการขอใช บร การ ด งภาพท 2-5 ซ งจะประกอบด วย - บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา ค อเมน ส าหร บร บงานขอใช บร การท ผ ขอใช บร การสร างแบบฟอร มเข ามา - บ นท กสถานะของผ ปฏ บ ต งาน ค อเมน ส าหร บบ นท กสถานะการปฏ บ ต งานในแต ละว น เมน ในส วนของแบบฟอร มเอกสารขอใช บร การ แสดงร ปสถานะเอกสาร ภาพท 2-5 ภาพแสดงเมน ส วนของขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา 4. รายงาน จะเป นเมน ในส วนของการแสดงรายงานต าง ๆ ของการขอใช บร การการพ มพ ด งภาพท 2-6 ซ งจะประกอบด วย - ต ดตามสถานะการขอใช บร การ ค อเมน ส าหร บต ดตามสถานะการผล ตงานพ มพ ซ งเจ าหน าท ส าน กการพ มพ สามารถด การขอใช บร การการพ มพ ได ท กหน วยงาน - รายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสาร ค อเมน ส าหร บด รายงานการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนารวมไปถ ง การปฏ บ ต งานของเจ าหน าท ส าน กการพ มพ สามารถด รายงานตามเง อนไขตามท ต องการ เมน ในส วนของรายงาน คล กเมน ขอใช บร การการพ มพ ภาพท 2-6 ภาพแสดงเมน ในส วนของรายงาน

9 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 6 5. ต งค าการใช งาน ค อเมน ในส วนของการต งค าต าง ๆ ท เก ยวก บการขอใช บร การการพ มพ ด งภาพท 2-7 ซ งจะประกอบไป ด วย - ต งค าสถานท ขอใช บร การ ค อเมน ส าหร บการต งค าสถานท ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา และระบ เจ าหน าท ประจ าสถานท น น - ต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การ ค อเมน ส าหร บการต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การท อย ในแบบขอใช บร การ งานพ มพ คล กเมน ขอใช บร การการพ มพ คล กเมน ขอใช บร การการพ มพ ภาพท 2-7 ภาพแสดงเมน ในส วนของการต งค าการใช งาน

10 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 7 3. การด าเน นงานของบร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 3.1 การบ นท กร บงานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา เม อม การลงนามเอกสารแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา และส งเอกสารย งเจ าหน าท ส าน กงานพ มพ แล วเจ าหน าสามารถร บงานได โดยม ข นตอนด งน 1) เมน ขอใช บร การการพ มพ >> ขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา >> บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา ซ งการ บ นท กร บงานของถ ายเอกสารและอ ดส าเนาม ได 2 กรณ ได แก กรณ ท 1 ร บงานโดยแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาท ผ ขอใช บร การสร างและส งไปอน ม ต ม ข นตอนด งน 1. คล กเมน ขอใช บร การการพ มพ >> บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา ด งภาพ คล ก เพ อบ นท กร บงาน 3. ระบบจะด งค าข อม ลการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา พร อมท งเจ าหน าท ท ประจ าอย สถานท ให บร การ น น จากน นคล ก และ คล ก เพ อย นย นการด าเน นการ หาก ย นย นเร ยบร อยแล วรายการจะหายไปจากหน ารายการ ท าให ผ อ นไม สามารถแก ไขข อม ลได อ ก 2. คล กบร การการพ มพ 1. คล กขอใช บร การการพ มพ 3. คล กร บงาน ภาพท ภาพแสดงแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนารอบ นท กร บงาน

11 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 8 1. ข อม ลแบบขอใช บร การ 2.รายละเอ ยดแบบขอใช บร การ 3.ข อม ลการมอบหมายงาน 4. คล กบ นท กร บงาน 5. คล กย นย นการร บงาน ภาพท ภาพแสดงหน าจอบ นท กร บงานของการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา กรณ ท 2 ร บงานโดยตรงแบบไม ม แบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 1. คล กเมน ขอใช บร การการพ มพ >> บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา ด งภาพ ด งภาพท จากน นกรอก ข อม ลการขอใช บร การถ ายเอกสาร / อ ดส าเนา ด งภาพท คล กบร การการพ มพ 1. คล กขอใช บร การการพ มพ 3. คล กร บงาน ภาพท ภาพแสดงการสร างบ นท กร บงานการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาแบบไม ผ านแบบฟอร ม

12 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 9 3. กรอกรายละเอ ยดการขอใช บร การ ด งภาพ ม รายละเอ ยดด งต อไปน 1.) ช อเร องเอกสารท ขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ซ งจะน าข อม ลไปแสดงในรายการเอกสาร 2.) ผ ขอใช บร การ เล อกจากข อม ลบ คลากรในระบบ 3.) ว นท ขอใช บร การ 4.) สถานท ขอใช บร การ โดยเล อกสถานท จากการต งค า ต งค าสถานท ขอใช บร การ 5.) ว นท ขอร บงาน 6.) ช อเร อง ค อช อเร องเอกสารท ขอใช บร การม ได มากกว า 1 รายการ 7.) ประเภทงาน เล อกพ มพ ส าเนา หร อถ ายเอกสาร 8.) จ านวนต นฉบ บท ส งมา ค อจ านวนหน าท งหมดของต นฉบ บรายการน น 9.) ประเภทการพ มพ หน าค ก บ หน าค 10.) จ านวนท ต องการ จ านวนเป นหน า / ช ด / เล ม 11.) จ านวนหน าท งหมด 12.) ส งท ส งมาด วย ค อต นฉบ บท ร บมาเป น ต นฉบ บ (เป นกระดาษ) หร อไฟล งาน 13.) รายละเอ ยดอ น ๆ เช น ขนาดกระดาษ ว ธ การเย บ แนวกระดาษ เป นต น 14.) การมอบหมายงาน ระบบจะด งข อม ลผ ปฏ บ ต งานของสถานท ท ขอใช บร การมาแสดง ให กรอกข อม ลว า ต องการมอบหมายให ใครเป นผ ปฏ บ ต งานคร งน และจ านวนเท าไหร 15.) หมายเหต 4. จากน นคล ก และ คล ก เพ อย นย นการด าเน นการ หาก ย นย นเร ยนร อยแล วรายการจะหายไปจากหน ารายการ ท าให ผ อ นไม สามารถแก ไขข อม ลได อ ก ข อม ลแบบขอใช บร การถ ายเอกสาร และอ ดส าเนา รายละเอ ยดแบบขอใช บร การ ข อม ลการมอบหมายงาน คล กบ นท กร บงาน ภาพท ภาพแสดงการบ นท กร บงานการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาแบบไม ผ านแบบฟอร ม คล กย นย นการร บงาน

13 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา การบ นท กสถานะการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา รายการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาท ได ร บการย นย นการร บการร บงานแล ว ซ งม ข นตอนด งต อไปน 1. เมน ขอใช บร การการพ มพ >> ขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา >> บ นท กสถานะผ ปฏ บ ต งาน ด งภาพท คล ก รายการท ต องการบ นท กสถานะการด าเน นการ 2. คล กบ นท กสถานะผ ปฏ บ ต งาน 1. คล กขอใช บร การการพ มพ ภาพท ภาพแสดงเมน บ นท กสถานะผ ปฏ บ ต งาน 3. คล กบ นท ก เพ อบ นท กสถานะ 3. กรอกจ านวนงานท แล วเสร จให ก บผ ปฏ บ ต งาน ซ งผ ปฏ บ ต งานจร งอาจจะไม ใช คน ๆ เด ยวก บท มอบหมายก ได เม อ กรอกข อม ลเร ยบร อยแล ว คล ก หากจ านวนท แล วย งไม ครบถ วนจะย งสามารถบ นท กได เร อย ๆ หากด าเน นการครบตามจ านวนแล วระบบจะปร บปร งสถานะการด าเน นการอ ตโนม ต และส งหน งส อแจ งผลการ ด าเน นงานแก ผ ขอใช บร การ ด งภาพ 3.2-2

14 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา บ นท กผลการท างาน 2. บ นท กสถานะ 3. คล กบ นท ก ภาพท ภาพแสดงหน าจอบ นท กสถานะผ ปฏ บ ต งาน

15 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา การออกรายงานด านถ ายเอกสารและอ ดส าเนา เจ าหน าท ส าน กการพ มพ สามารถด รายงานด านการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได แบบ Real Time และ สามารถด รายงานได ตามเง อนไขท ก าหนดได ซ งม รายงานด งต อไปน 4.1 ต ดตามสถานะการขอใช บร การ 1.) เจ าหน าท ส าน กการพ มพ สามารถต ดตามสถานะการขอใช บร การท งหมดขององค กรได โดยคล ก เมน ขอใช บร การ การพ มพ >> รายงาน >> ต ดตามสถานะการขอใช บร การ ด งภาพท ) เล อกเง อนไขท ต องการ ได แก - ประเภทการขอใช บร การ จะม 2 ประเภทได แก ขอใช บร การการพ มพ และขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา - ช อเร องขอใช บร การ สามารถค นหาตามช อเร องของแบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา - หน วยงานท ขอใช บร การ สามารถค นหาตามหน วยงานท ขอใช บร การได - ว นท ขอใช บร การ สามารถค นหาตามช วงว นท ขอใช บร การได - สถานะการด าเน นการ สามารค นหาได ตามสถานะการด าเน นการได เช น ร บงานแล ว ก าล งด าเน นการ ด าเน นการ แล วเสร จ หร อยกเล ก เป นต น 3.) เม อกรอกเง อนไขตามท ต องการแล วคล ก จากน นระบบจะแสดงผลการค นหาด งภาพท แสดงเมน รายงานต างๆ 1. คล กขอใช บร การการพ มพ ภาพท ภาพแสดงเมน ต ดตามสถานะการขอใช บร การ

16 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา เล อกเง อนไขในการค นหา 2. คล กค นหา ภาพท ภาพแสดงหน าจอเง อนไขการต ดตามสถานะการขอใช บร การ ภาพท ภาพแสดงการต ดตามสถานะการขอใช บร การงานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

17 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา รายงานปฏ บ ต งานการถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา 1.) เจ าหน าท ส าน กการพ มพ จะสามารถด รายงานการปฏ บ ต งานการถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได ท เมน ขอใช บร การ การพ มพ >> รายงาน >> รายงานการปฏ บ ต งานการถ ายเอกสาร ด งภาพท ) เล อกเง อนไขท ต องการ ได แก - ประเภทการปฏ บ ต งาน สามารถเล อกได 2 ประเภทค อ ถ ายเอกสาร และ อ ดส าเนา - เล อกสถานท ใช บร การ สามารถออกรายงานได ตามสถานท ท ขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา - หน วยงานท ขอใช บร การ สามารถค นหาตามหน วยงานท ขอใช บร การได - ช วงว นท ขอใช บร การ สามารถค นหารายงานได จากช วงว นท ขอใช บร การ โดยสามารถออกรายงานได ประจ าว น และประจ าเด อน - ผ ปฏ บ ต งาน สามารถค นหารายงานการปฏ บ ต งานได เป นรายบ คคล 3.) คล กป ม เพ อแสดงรายงาน ด งภาพท คล กเมน รายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสาร 1. คล กขอใช บร การการพ มพ 4. คล กค นหา 3. เล อกเง อนไขในการออกรายงาน ภาพท ภาพแสดงหน าจอเง อนไขรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

18 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 15 4.) ระบบจะแสดงรายงานตามเง อนไขท เล อก ด งภาพท โดยสามารถจ ดพ มพ ได 3 แบบค อ 1. จ ดพ มพ ท นท ผ าน browser คล ก จากน นระบบจะแสดงหน ารายงานเอกสารพร อม เร ยกหน าต างเพ อส งพ มพ ด งภาพ จ ดพ มพ โดยผ าน Microsoft Word คล กป ม จากน นระบบหน าต าง เพ อบ นท กเอกสารเป นเอกสาร.doc ด งภาพ เพ อเป ดท นท ไม ท าการบ นท ก หร อคล ก เพ อบ นท กเป นเอกสาร 3. จ ดพ มพ โดยผ าน Microsoft Excel คล กป ม จากน นระบบหน าต างเพ อ บ นท กเอกสารเป นเอกสาร.xls ด งภาพ คล ก เพ อเป ดท นท ไม ท าการบ นท ก หร อคล ก เพ อบ นท กเป นเอกสาร คล กเพ อพ มพ ผ าน Browser คล กเพ อพ มพ ผ าน MS Word คล กเพ อพ มพ ผ าน MS Excel ภาพท ภาพแสดงรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

19 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา เล อกเคร องพ มพ 3. เล อกเพ อพ มพ รายงาน 1. คล กพ มพ รายงาน ภาพท ภาพแสดงรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 2. คล กเพ อเป ดรายงาน 2. คล กเพ อบ นท กรายงาน 1. คล กพ มพ ออก Word ภาพท ภาพแสดงการออก word ของรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

20 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา คล กเพ อเป ดรายงาน 2. คล กเพ อบ นท กรายงาน 1. คล กพ มพ ออก Excel ภาพท ภาพแสดงการออก excel ของรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 5. การต งค าการใช งาน ม รายละเอ ยดและข นตอนด งน 5.1 การต งค าสถานท ขอใช บร การ ต งค าสถานท ขอใช บร การ ค อการเพ ม ลบ แก ไข สถานท ให บร การ และเพ มเจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบ เพ อในกรณ ท สร างแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาจะด งเจ าหน าท ในการต งค าน ไว ในเส นทางการส งเอกสาร ด งภาพท ม ข นตอนการด าเน นการ ด งน 1.) คล ก ขอใช บร การการพ มพ >> ต งค าการใช งาน >> ต งค าสถานท การขอใช บร การ 2.) สามารถเพ ม แก ไข และลบ สถานท ให บร การได ด งน - เพ มข อม ลสถานท โดย กรอกข อม ลในช องล างส ด และคล ก ด งภาพ แก ไขสถานท โดยแก ไขช อสถานท ท ต องการแก ไข และคล ก ด งภาพ ลบข อม ล คล กในช อง ลบ รายการท ต องการและคล ก ด งภาพ 5.1-2

21 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา คล กต งค าสถานท ขอใช บร การ 1. คล กขอใช บร การการพ มพ 4. กรอกเพ อแก ไขเอกสาร 5. คล กบ นท กข อม ล 3. กรอกเพ อเพ มข อม ล ภาพท ภาพแสดงการเพ มและแก ไขสถานท ขอใช บร การ 2. คล กลบข อม ล 1. คล กเล อกรายการท ต องการลบ ภาพท ภาพแสดงการลบสถานท ขอใช บร การ.

22 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 19 3.) สามารถเพ มเจ าหน าท ปฏ บ ต งานได โดยคล ก หล งสถานท ท ต องการเพ ม จะแสดงหน าต าง ด งภาพท สามารถเพ มเจ าหน าท ปฏ บ ต งานได ด งน - ค นหาเจ าหน าท โดยสามารถเล อกได จากช อ-นามสก ลของบ คลากร แล วคล ก หร อ ค นหา จากหน วยงาน แล วคล ก ด งภาพท จากน นคล กเจ าหน าท ปฏ บ ต งานท ต องการ เล อกผ ร บแล วคล ก - หากต องการลบเจ าหน าท คล ก [ลบ] หล งช อผ ปฏ บ ต งานท ต องการ เจ าหน าท ปฏ บ ต งานท เพ ม คล กเพ อลบเจ าหน าท 1. ค นหาเจ าหน าท 3. คล กย นย นการเล อกบ คลากร 2. คล กเล อก ภาพท ภาพแสดงการเพ มลบเจ าหน าท ร บผ ดชอบของสถานท ขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

23 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา การต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การการพ มพ ต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การ ค อการเพ ม ลบ แก ไข และเพ มร ปภาพ ให ก บรายละเอ ยดการขอใช บร การ เพ อท จะแสดงในแบบฟอร มขอใช บร การ จะแสดงด งภาพท สามารถต งค าได ด งน 1. คล ก ขอใช บร การการพ มพ >> ต งค าการใช งาน >> ต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การ ด งภาพท เล อกประเภทการขอใช บร การ 3. เพ มข อม ล โดยการกรอกข อม ลท ช องท ายส ดของประเภทท ต องการแล วคล ก ถ าคล กช อง หลายรายการ ค อ สามารถเล อกรายกาท แสดงในใบขอใช บร การถ ายเอกสาร / อ ดส าเนาได 4. ลบข อม ล โดยการคล กท ช องลบ แล วคล ก 5. เพ มร ป โดยการคล ก จากน น คล ก เพ อค นหาร ปแล วคล ก ด งภาพท แก ไขร ปภาพ คล กท ช อร ป จะข นหน าต างใหม คล ก [ลบ] แล ว ร ปใหม จากน นกด ด งภาพท เล อกประเภทงานขอใช บร การ 2. แก ไขรายการ 3. บ นท กข อม ล ภาพท ภาพแสดงต งค ารายละเอ ยดการขอใช บร การ

24 ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ค นหาร ปภาพ 2. แนบไฟล ภาพท ภาพแสดงเพ มร ปภาพให รายละเอ ยดการขอใช บร การ 3.แนบร ปใหม 2. ลบร ปภาพ 1.คล กท ช อร ปเพ อแก ไข ภาพท ภาพแสดงลบร ปภาพให รายละเอ ยดการขอใช บร การ